Confira 5 dicas de como melhorar a gestão do escritório de arquitetura

Você está em busca de alternativas para aperfeiçoar a gestão do seu escritório de arquitetura? Neste post, vamos apresentar 5 dicas sobre o assunto, falando inclusive a respeito da importância do planejamento do negócio e como a gestão eficiente é fundamental para o seu crescimento e para aumentar a competitividade no mercado.

Você também vai conhecer detalhes sobre a definição de metas e objetivos a curto, médio e longo prazo, custos e horas trabalhadas, precificação de projetos e investimentos em inovações tecnológicas e fornecedores, o que pode ser um diferencial relevante para o desenvolvimento do seu empreendimento.

Além disso, vamos registrar os benefícios de contar com bons parceiros e de que maneira esse ponto interfere na qualidade e no reconhecimento do seu escritório. Afinal de contas, montar uma sala para o atendimento dos clientes não é difícil, portanto, é preciso ter alguns cuidados. Acompanhe a leitura!

A importância da gestão do escritório de arquitetura

A gestão é uma atividade relevante para a sobrevivência dos negócios em todos os setores. Inúmeros arquitetos são ótimos na execução dos seus projetos, tendo em vista que são especializados nessa área. No entanto, a formação acadêmica não privilegia os procedimentos referentes ao gerenciamento do escritório próprio.

Faltam disciplinas sobre empreendedorismo e gestão de recursos nas universidades, já que o foco durante a formação é o aprendizado técnico. Essas matérias são essenciais e não podem ser negligenciadas pelos profissionais liberais, pois apenas genialidade e talento não bastam nos dias atuais. Veja, a seguir, alguns aspectos indispensáveis para o sucesso desses empreendedores:

• estrutura física adequada;
• processos de produção eficazes;
• gestão eficiente de equipes;
• administração financeira de excelência.

Existem milhares de pessoas se formando a cada semestre e, com isso, a competição por trabalho é acirrada. Desse modo, é obrigatório adquirir novos conhecimentos para tornar o empreendimento dos arquitetos lucrativo. A manutenção de um escritório de arquitetura depende não somente de projetos, mas da correta gestão de diversos fatores.

Além disso, a sazonalidade do mercado imobiliário pode interferir causando a redução das obras arquitetônicas. Os projetos podem sofrer alterações de acordo com as necessidades da clientela, impactando a organização do empreendimento e aumentando os custos.

Então, veja as 5 dicas para garantir a sua vitória nesse segmento!

1. Defina metas e objetivos

As metas e os objetivos devem ser definidos a curto, médio e longo prazo. Isso é fundamental para que os gestores tenham um caminho a percorrer e consigam elaborar estratégias e criar os planos de ação para os próximos meses. Para isso, os profissionais devem compreender os ciclos dos trabalhos que ocorrem dentro e fora do escritório.

Um projeto se inicia a partir do primeiro contato com o cliente. Depois, é elaborada a proposta, que é seguida pela contratação realizada por meio de instrumento contratual. Em seguida, é definido o escopo para garantir o planejamento de cada etapa do trabalho, com o cronograma que deve apontar datas para a entrega. Seguindo por esse rumo, você vai conseguir:

• utilizar adequadamente todos os recursos disponíveis;
• averiguar constantemente o desempenho das equipes;
• definir precisamente o tempo para a execução do projeto.

Todo o processo precisa ser mapeado, com a realização de estudos e análises e a determinação de atividades a serem realizadas. Portanto, a criação do cronograma com o estabelecimento de metas não deve ser ignorada. Essa é a melhor maneira para a visualização de todas as tarefas a serem desempenhadas, ainda que você possa ter um pouco de flexibilidade com o seu time.

Contudo, antes de fixar as metas e objetivos de cada trabalho, analise os projetos que já estão em andamento. Algumas tarefas podem depender de outras para serem iniciadas e, em virtude disso, você precisa registrar tudo para fazer uma estimativa acertada. Separe os serviços pelo seu grau de importância e identifique se há relação entre eles. Por fim, use a sua experiência para prever a duração dos projetos.

2. Conheça todos os custos e as horas trabalhadas

Observe todos os dados técnicos, os custos dos serviços e a quantidade de tempo trabalhado para a finalização de cada projeto. A gestão eficiente do seu escritório depende do gerenciamento dessas informações, não importando se os custos são fixos ou variáveis. As horas de serviço de cada procedimento devem entrar no orçamento e, se ocorrer alguma mudança significativa no projeto, haverá alteração nesses valores.

Tendo o controle efetivo dessas questões, pode-se evitar prejuízos irreparáveis. É você quem deve saber e controlar a entrada e a saída de dinheiro do escritório, ainda que precise contar com alguém de confiança para realizar as transações. Talvez seja interessante adotar planilhas ou ferramentas de gestão para manter os números atualizados, sem erros.

3. Saiba precificar os projetos

As propostas para os clientes devem ser feitas levando-se em consideração todas as etapas de cada projeto, o tempo investido na sua execução e o valor das horas dos profissionais envolvidos nos trabalhos. Também podem ser incluídos o gerenciamento das atividades técnicas e o cumprimento dos requisitos legais, por exemplo, aprovação ou autorização das autoridades públicas, quando envolver obras da construção civil.

4. Invista em novas tecnologias

Para aprimorar a gestão do escritório de arquitetura, saiba que existem ferramentas incríveis para auxiliar nessa parte. As inovações tecnológicas estão facilitando o trabalho dos gestores de todos os ramos, por meio de softwares ou programas que acompanham os prazos dos cronogramas, estimam a quantidade de horas de trabalho e conferem orçamentos.

Eles também ajudam no acompanhamento das entregas de materiais, fornecem relatórios completos e apontam os indicadores de produtividade das equipes. Ainda, registram todos os pedidos e os requerimentos de modificações, bem como os comentários dos seus clientes. Os sistemas informatizados são realmente incríveis, vale a pena verificar as oportunidades e fazer investimentos em tecnologia.

5. Conte com bons fornecedores

Os fornecedores de materiais devem ser pontuais, porque, se eles atrasarem a entrega dos materiais, vão prejudicar os cronogramas dos projetos. Sendo assim, verifique a credibilidade deles antes de fechar as parcerias. Analise a existência de reclamações na internet e converse com colegas de profissão. Para se certificar da competência de um fornecedor, você pode:

• fazer visitas pessoais aos estabelecimentos;
• verificar a qualidade dos produtos ofertados;
• analisar as condições de pagamento;
• averiguar a flexibilidade em caso de imprevistos;
• avaliar o portfólio.

Como você pode observar, os seus parceiros e fornecedores vão interferir na qualidade dos serviços prestados pelo seu escritório, impactando no reconhecimento da sua marca diante do mercado. Não adianta oferecer preços baixos se os produtos são de baixa qualidade. Por isso, é necessário realizar uma pesquisa de mercado para encontrar o que o seu empreendimento realmente precisa.

Apresentamos as dicas mais importantes sobre como melhorar a gestão do escritório de arquitetura. Aplique todas elas e observe os resultados do próximo período para confirmar a eficácia de cada uma. Mantenha-se sempre atento às novas tecnologias, permaneça motivado e encare os desafios com espírito empreendedor para possibilitar a alavancagem dos seus negócios!

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