Open Office: comunicação e produtividade

Espaços amplos, número reduzido de paredes, salas e estações de trabalho, equipes sentadas lado a lado, mesas e informações compartilhadas: essas são as principais características dos escritórios abertos, um formato popularmente conhecido como open office.

Esse novo modelo de escritório é cada vez mais popular entre as empresas dos mais variados portes e segmentos, devido ao seu conceito moderno que promete combinar redução de custos e aumento da produtividade dos colaboradores. Ou seja, um verdadeiro sonho para qualquer gestor.

Quer saber por que a falta de paredes e divisórias é benéfica para os escritórios? Então, continue a leitura!

Quando foi criado o conceito de open office?

Os escritórios abertos surgiram pela primeira vez no início da década de 1960 e logo o conceito se espalhou por empresas de todo o mundo, apesar de certa resistência por parte de alguns gestores, pois eles acharam que poderia haver desordem e atrapalhar as atividades dos funcionários.

No entanto, após alguns anos, os espaços de trabalho abertos provaram ser bastante vantajosos, oferecendo, inclusive, mais luminosidade e diminuindo a conta de energia elétrica.

Assim, o open office foi conquistando rapidamente as empresas por sua capacidade de aumentar a área de trabalho dos colaboradores por um baixo custo, tornando-se um recurso estabelecido em empresas dos mais diversos tipos de serviços.

O open office já foi mal utilizado?

A aplicação dos espaços abertos, infelizmente, nem sempre foi um mar de rosas. Isso porque, na década de 80, as empresas ficaram tão empolgadas com os benefícios que o conceito tinha trazido aos seus concorrentes, que simplesmente começaram a retirar suas paredes, sem nenhum tipo de planejamento ou projeto arquitetônico.

Isso, obviamente, trouxe muito mais malefício do que benefício, pois os funcionários sentiam que estavam trabalhando em um imenso galpão sem nenhuma divisória, trazendo problemas de ansiedade, estresse, ruídos devido aos ecos, problemas de concentração, além da sensação de estarem sendo vigiados constantemente.

Alguns críticos da época apontaram para o fato de que alguns colaboradores haviam desenvolvido um estranho medo de serem julgados, o que tornava suas atitudes engessadas e pouco proativas.

O desempenho e a produtividade foram afetados, o que fez com que as empresas repensassem nos projetos e contratassem profissionais capacitados para colocar em prática a verdadeira essência do open office.

Isso não quer dizer, contudo, que, ainda hoje, não haja desafios na implantação do open office.

Quais os desafios da implementação do open office?

A forma de se relacionar nos ambientes corporativos com o modelo open office não é tão simples quanto parece. Como dito acima, é preciso um grande planejamento e empenho por parte dos gestores e arquitetos corporativos.

Isso porque, hoje em dia, o cara a cara compete diretamente com o digital: e-mails, mensagens instantâneas, grupos de WhatsApp e uma série de formatos possíveis de interação avançam em direção ao relacionamento físico. Com isso, alguns comportamentos já vêm sendo observados. Veja alguns desafios, a seguir.

Mensagens Eletrônicas

À procura de privacidade, ou tentando não incomodar um colega de trabalho aparentemente ocupado, muitos colaboradores acabam optando pela troca de mensagens ao invés da interação direta.

Concentração

Conversas paralelas podem desconcentrar e levar ao uso de dispositivos de isolamento como fones de ouvido ou mesmo situações embaraçosas como um olhar aborrecido de alguém incomodado.

Limites Espaciais

Com um ambiente mais aberto há uma maior dificuldade em definir quem é a fonte principal das informações, quem controla o que e a quem se reportar.

Os pontos citados acima podem ser facilmente driblados de acordo com o direcionamento da cultura corporativa, que pode estabelecer regras de convivência que incentivem o respeito e a consideração pelos colegas de trabalho. A empresa precisa estar culturalmente preparada para esse tipo de mudança.

Como é a nova geração do Open office?

A implantação da nova geração dos escritórios abertos é mais “democrática”, ou seja, é concebida e projetada de maneira cooperativa, para atender às necessidades de todos os setores da empresa.

Assim, esses espaços abertos são compostos por áreas de trabalho bem iluminadas e com mais privacidade, de modo que os colaboradores possam trabalhar sozinhos (se preferirem) sossegadamente. Também é possível optar pela instalação de sofás, poltronas com formato de casulo ou cabines individuais, como as implantadas na sede do Google.

Com isso, os funcionários conseguem ter uma maior mobilidade, além da possibilidade de alterar atmosferas e espaços de trabalho. Ainda, os espaços abertos permitem que todos escolham seu ambiente de trabalho de acordo com as tarefas que precisarão desempenhar.

Nas empresas que lidam com criação, como escritórios de publicidade, marketing, arquitetura, design etc., o layout do ambiente de trabalho é tão importante, que se tornou um “chamariz” da empresa, atraindo clientes e retendo talentos.

Um grande exemplo, como já foi mencionado, são os ambientes coloridos e acolhedores do Google, que já ganhou o título de melhor empresa para se trabalhar no mundo. Em muitos escritórios, na entrada de cada open office existem salas sociais, que foram totalmente projetadas e decoradas pelos próprios funcionários.

Além disso, os refeitórios costumam ser rodeados por plantas, ficando abertos durante todo o horário de expediente e servindo também como local para reuniões, treinamentos, videoconferências etc.

O que dizem as pesquisas científicas sobre os benefícios desses espaços?

Uma pesquisa feita pelo British Medical Journal divulgou um estudo com 231 funcionários de quatro escritórios diferentes, monitorando, por meio de sensores, os batimentos cardíacos de cada um deles.

A conclusão do estudo foi que os colaboradores de escritórios abertos (mesmo aqueles cujas mesas têm divisórias baixas entre as estações de trabalho) são 31,83% mais produtivos e ativos do que os funcionários que trabalham em ambientes com paredes e divisórias. A prática de atividades que estimulam os batimentos cardíacos no open office também é 20,16% maior, comparada aos funcionários de espaços não abertos.

Como consequência, foi descoberto que aqueles funcionários cujos níveis de atividade física eram mais altos exibiam menos sintomas de estresse devido à liberação de hormônios como a dopamina. Foi visto também que esses efeitos podem ultrapassar as barreiras do escritório e do horário comercial, afetando a vida doméstica e social do funcionário.

Quais as principais vantagens dos escritórios abertos?

Produção e união

A falta de bloqueios físicos faz com que a equipe toda se concentre em um mesmo ambiente, reduzindo barreiras entre os vários departamentos e categorias hierárquicas dos funcionários.

Além disso, esse conceito também promove maior liberdade criativa e permite que os funcionários expressem suas ideias com maior facilidade.

Ganho de área útil e economia

O layout de espaços abertos, por propiciar um ambiente com maior mobilidade, promove uma economia de espaço bastante razoável, já que a distribuição dos funcionários fica muito mais organizada e otimizada, ganhando área útil.

Isso porque as áreas que antes eram usadas para colocar paredes, divisórias e corredores agora poderão ser aproveitadas, além da possibilidade de mesclar e integrar ambientes, o que promove as sensações de amplitude, frescor e luminosidade.

Redução de hierarquia

O ambiente open office passa a sensação de que não há ninguém mais ou menos importante dentro da empresa, tendo todos o mesmo valor (o que não acontece em ambientes com salas separadas, por exemplo).

Não é segredo que rivalidades são comuns entre colegas de trabalho, mas com o conceito de espaço aberto esse sentimento de competitividade é diminuído, o que aumenta o trabalho em equipe e o sentimento de que todos estão no mesmo barco e rumando na mesma direção.

Maior troca de ideias e criatividade

Esse modelo de escritório facilita a comunicação e o planejamento de projetos, já que todo o time de um setor está concentrado em um mesmo local. Dessa forma, o “brainstorming” é mais produtivo e a criatividade é estimulada.

Como visto, os ambientes de trabalho estão em constante evolução e cabe às empresas estudar e testar os vários formatos de escritórios de acordo com as demandas e os objetivos do negócio. Contudo, o modelo open office é, seguramente, um dos que mais se adequam aos mais diversos nichos, valendo à pena o investimento.

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