Conheça 5 métodos de organização em projetos de arquitetura para fidelizar clientes!

A melhor forma de captar novos clientes em qualquer ramo de atuação é por meio de boas indicações. Na arquitetura, não poderia ser diferente. Além de oferecer um serviço de qualidade, entregar o que foi combinado é o primeiro passo para que o cliente tenha uma experiência tranquila e indique o seu trabalho.

Utilizar estratégias de organização é uma ótima alternativa para gerenciar seus projetos e garantir que eles sejam entregues no prazo, sem que ocorram imprevistos por falta de planejamento. Pensando nisso, listamos os 5 melhores métodos de organização usados em projetos de arquitetura para fidelizar clientes. Acompanhe!

1. Técnica pomodoro

Criada pelo italiano Francesco Cirillo, em 1980, esse método de organização consiste em cronometrar o seu tempo de trabalho em blocos de 25 minutos, com pequenos intervalos entre eles. Essa metodologia tem como principal objetivo aumentar a produtividade das tarefas desempenhadas.

Apesar de ser uma técnica bem simples, existem algumas regras que devem ser seguidas. Cada bloco de tempo possui duração de 25 minutos e recebe o nome de pomodoro. Nessa etapa, você estará totalmente focado em suas tarefas. Por isso, saia das redes sociais, desligue músicas ou desfaça-se de qualquer outra coisa que tire sua concentração.

Ao final de cada pomodoro, você deve descansar por 5 minutos. Quando completar 4 pomodoros, o tempo de descanso será maior, entre 15 a 30 minutos. Caso aconteça algum imprevisto nesse tempo e você tenha que pausar os blocos de concentração, deve começar o ciclo novamente. A seguir, segue o passo a passo simplificado da técnica pomodoro:

• faça uma lista de todas as suas tarefas;
• escolha por qual tarefa começará;
• cronometre 25 minutos;
• fique concentrado em sua tarefa até o alarme tocar, evitando qualquer tipo de distração;
• quando o alarme tocar, faça um breve intervalo de 5 minutos e aproveite para ir ao banheiro ou tomar um café, por exemplo;
• assim que completar 4 pomodoros, faça uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos para descansar;
• repita todo o processo.

2. Kanban

Desenvolvido pela empresa Toyota na década de 1960, o Kanban é um método de organização japonês para controlar a gestão da sua empresa. Apesar de ser muito utilizado por indústrias na gestão de estoques e fluxo de peças, essa técnica pode ser usada por qualquer empresa que deseja concluir suas atividades com êxito. Para arquitetos, o Kanban pode ser um grande aliado na hora de gerenciar os projetos.

Kanban significa “cartão” ou “sinalização”, sendo um sistema de organização muito visual, que consiste em usar um quadro ou mural com colunas e cartões coloridos — post-its, por exemplo —, para sinalizar o fluxo das atividades. Esses cartões podem ser diferenciados por sistemas de cores conforme seu nível de prioridade. Em um quadro branco, um papel sulfite, uma planilha digital ou um aplicativo, você criará 3 colunas:

• a fazer (to do) – nessa primeira coluna, você listará os post-its com as tarefas pendentes que devem ser feitas;
• fazendo (doing) – conforme começar a realizar as tarefas, mova os post-its para a segunda coluna;
• feito (done) – mova para a terceira coluna as tarefas concluídas.

3. Trello

Para ajudar a montar um cronograma de obra e evitar atrasos, o Trello pode ser a ferramenta perfeita. Ele auxilia no gerenciamento e acompanhamento das suas tarefas de forma prática e simples. Esse software tem como base o método de organização Kanban, o qual citamos anteriormente.

Com interface intuitiva e colorida, a ferramenta permite o uso de diferentes layouts, nos quais as tarefas são apresentadas em quadros com colunas e cartões. Além disso, não há limites de pessoas que podem usar o Trello, e a equipe toda pode acessar e ter uma visão em tempo real das tarefas.

Ele também possibilita que todos os usuários recebam notificações sempre que houver alguma novidade no projeto. Algumas das principais funcionalidades da ferramenta são:

• gerenciar as notificações, como a opção de permitir que elas apareçam na área de trabalho;
• adicionar comentários, etiquetas e prazos;
• criar checklists e tarefas em cada quadro;
• mencionar participantes para que eles sejam notificados;
• carregar anexos do seu computador, Google Drive, OneDrive etc.

4. Método de organização GTD

O método GTD — sigla para Getting Things Done — foi criado por David Allen, um produtor e consultor em produtividade. Ensinada em seu livro “A Arte de Fazer Acontecer”, o método de organização GTD consiste em 5 etapas que farão você gerenciar suas atividades de forma mais efetiva.

Essa metodologia auxilia na organização, nas prioridades e na programação das suas tarefas. Um dos seus principais objetivos é diminuir o estresse e a ansiedade e aumentar a produtividade. A seguir, conheça as 5 etapas para colocar esse método de organização em prática:

• capturar – segundo David Allen, “sua mente é para ter ideias, não para guardá-las”. Essa etapa se baseia em capturar todas as suas ideias e tarefas, anotando em cadernos, planners, aplicativos etc. Sempre que surgir algo em sua mente, capture e transfira para outro lugar;
• esclarecer – aqui você deve analisar com cuidado cada ideia que você capturou e decidir o que fará em relação a ela. Avalie se a ideia deve ser descartada, arquivada para ser realizada depois, se deve ter prioridade na execução, delegar a ação para outro responsável etc;
• organizar – nessa terceira etapa, organize e crie listas por categorias, como “projetos”, “família”, “estudos” etc. Dentro de cada categoria, organize as ideias por prioridade. Assim, você conseguirá definir a ação que deve ser tomada primeiramente;
• refletir – é neste momento que você deve revisar tudo o que foi feito até então. Reflita sobre quais serão suas ações seguintes e reavalie prioridades;
• engajar – por fim, é hora de começar a executar suas tarefas, com a certeza de que a ação tomada no momento é a mais importante a ser feita.

5. Método Ivy Lee

O método de organização de Ivy Lee é simples e prático, mas gera bons resultados de produtividade e pode auxiliar a prospectar novos clientes. Ele é resumido em 5 passos:

• ao final de cada dia de trabalho, liste 6 tarefas importantes que devem ser realizadas no dia seguinte;
• anote as tarefas por ordem de importância;
• comece o dia priorizando a primeira tarefa e trabalhe nela até que seja concluída;
• caso alguma tarefa não tenha sido realizada no final do dia, anote-a na lista do dia seguinte como prioridade;
• repita o processo todos os dias.

O objetivo de todos esses métodos de organização é estabelecer suas prioridades e metas, fazer um planejamento de acordo com sua realidade e organizar suas ideias. Escolha o mais adequado para sua rotina e seus projetos de arquitetura. Seguindo essas dicas, seus clientes ficarão satisfeitos com sua organização e seu planejamento, garantindo uma fidelização.

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